En términos generales, la mejora de procesos está basada en un pilar muy importante que es la eliminación de desperdicios. Existen en los procesos, desperdicios que pueden llegar a consumir hasta el 80% de todo el tiempo de trabajo, lo que quiere decir que solo el 20% de lo que se hace genera verdadero valor, de ahí la importancia de reducir los desperdicios todos los días en las empresas.
Por lo anterior, la mejora de los procesos debe ser un hábito como cualquier otro dentro de nuestras funciones diarias, es decir, se debe hacer como «Segunda Naturaleza»
Una de las características que ayuda a que los procesos mejoren rápidamente y que las mejoras puedan ser duraderas, es el entendimiento de los principios de las metodologías y no solamente los pasos.
Uno de los ejemplos más conocidos en el mundo es el sistema TPS/SE-PE (Toyota Production System / KYCN) , que es el que ha demostrado su efectividad para el mantenimiento de sus resultados por más de 70 años. Los principios del TPS han sido adoptados por casi toda la industria automotriz y por un muy alto porcentaje de las compañías más productivas a nivel mundial, sin embargo, en algunas de éstas, los resultados no se han mantenido a largo plazo, precisamente porque los principios no han sido aprendidos y no se han establecido como una verdadera cultura de trabajo, sino como “Herramientas de Productividad”.
Es muy común que al implementar estos sistemas de mejora, se obvie esta característica fundamental (aprender los principios sobre las herramientas) para la implementación exitosa de las mejoras, que de hecho, se le valora por encima de la propia metodología.
Un caso muy común, por ejemplo, es que cuando nos capacitamos en una herramienta muy conocida en el mundo empresarial como las 5 S’s, suele decirse se aplica para ordenar los lugares de trabajo en el entendido de que el orden y la limpieza generan productividad y no es que eso no sea cierto, solo que tomamos eso como el principio de la herramienta y muchas veces sucede que limpiamos una vez y al poco tiempo el lugar limpiado y ordenado vuelve a su estado anterior. La causa de esto es que hace falta entender el verdadero principio de esta filosofía y que dio origen a la misma: “La detección de problemas” ya que en un lugar ordenado y pulcro perfectamente acomodado cualquier desperfecto “salta a la vista” y entonces es cuando se hacen “visibles” los problemas que son los que hay que resolver para ser más eficiente y productivo.
Piense: Si una máquina que tiene una fuga de aceite está permanentemente sucia, no va a descubrir con facilidad ese problema, pero si limpia la máquina, el problema verdadero saltará a la vista de inmediato, ya que notará la línea que deja el aceite saliendo o el goteo del mismo. Entonces, la diferencia entre entender los principios por encima de las metodologías ayuda mucho mejor a mantener estos principios todo el tiempo hasta hacer de ellos una cultura de transformación que es lo que hace que perduren los resultados en el tiempo.